Mô hình 2

Hướng dẫn quản lý đầy đủ — vận hành chuyên nghiệp

Dành cho quán có thu ngân riêng, nhiều ca trực, nhập hàng thường xuyên, muốn kiểm soát kho – tiền – người – lãi lỗ tới cùng. Các bước bán hàng cơ bản giống mô hình quán nhỏ; phần dưới đây là lớp quản lý nâng thêm.

Sơ đồ quy trình — xem nhanh toàn cảnh

Bốn luồng chính của quán vận hành chuyên nghiệp, tóm trong 4 sơ đồ. Bấm vào sơ đồ để mở bản lớn.

Ca làm việc — mở ca, bán, đóng ca đối quỹ:

Đặt bàn trước:

Kho và công nợ nhà cung cấp:

1. Cấu hình ban đầu — làm một lần

Quản trị vào Cài đặt chung khai báo: danh sách bàn + số bàn, bảng giá giờ (giờ thường, giờ khuyến mãi, gói giờ), danh mục món và giá bán. Riêng món pha chế, khai định lượng nguyên liệu (1 ly mojito = 30ml rum + 1 lon soda + …) — bán tự trừ kho, tính đúng giá vốn.

ebizbida.quan-cua-ban — EbizBida Màn hình cài đặt chung: bàn, giá giờ, tham số vận hành
Cài đặt chung — một nơi khai báo mọi tham số quán: giá giờ, phí phục vụ, chính sách ghi nợ.
💡 Nhập dữ liệu cũ (khách đang nợ, tồn kho, quỹ đầu kỳ) bằng file Excel mẫu có sẵn trong phần mềm — không phải gõ lại từ đầu.

2. Nhân viên & phân quyền

Tạo tài khoản cho từng người với mã PIN riêng. Phân quyền theo vị trí: thu ngân chỉ thấy màn bán hàng và bill của ca mình; quản lý mới thấy công nợ, kho, báo cáo; chủ quán thấy tất cả. Mỗi thao tác nhạy cảm (hủy bill, giảm giá) ghi nhận ai làm.

ebizbida.quan-cua-ban — EbizBida Màn hình quản lý nhân viên và phân quyền theo vị trí
Danh sách nhân viên — tick quyền từng màn hình, không lo "ai cũng thấy giá vốn".

3. Vận hành một ngày

Nhịp một ngày của quán:

  1. Mở ca — giao quỹ đầu ca

    Thu ngân nhận tiền lẻ trong két, nhập vào Mở ca. Từ đây mọi thu/chi trong ca được gắn tên người trực.

    ebizbida.quan-cua-ban — EbizBidaMàn hình mở ca nhập tiền đầu ca

  2. Bán hàng

    Mở bàn → gọi món → thanh toán như hướng dẫn quán nhỏ. Thêm: chuyển bàn, ghép bàn, gộp bill khách, tách bill khi khách trả riêng.

    ebizbida.quan-cua-ban — EbizBidaMàn hình bán hàng POS

  3. Khu vực bàn (KDS)

    Quán có quầy bar/ bếp riêng? Màn KDS hiển thị món cần pha/chế biến theo thứ tự, đánh dấu xong — khỏi truyền giấy giữa quầy và bàn.

    ebizbida.quan-cua-ban — EbizBidaMàn hình KDS danh sách món cần chế biến

  4. Đóng ca — đối quỹ

    Cuối ca nhập tiền đếm thực tế. Phần mềm so với "đầu ca + thu – chi đã ghi nhận", báo lệch ngay tại màn Đóng ca và lưu biên bản cho từng ca.

    ebizbida.quan-cua-ban — EbizBidaMàn hình đóng ca đối chiếu tiền mặt

Toàn cảnh trong ngày quản lý theo dõi ở Bảng điều khiển:

ebizbida.quan-cua-ban — EbizBida Bảng điều khiển tổng quan doanh thu, bàn đang chơi, công nợ
Dashboard — doanh thu hôm nay theo giờ, bàn đang chơi, cảnh báo nợ xấu, quỹ tiền mặt.

4. Đặt bàn trước

Khách gọi đặt bàn 8 tối, 4 người? Ghi booking với giờ hẹn và số khách. Trên sơ đồ bàn, bàn đã đặt hiện trạng thái riêng — đến giờ khách tới thì mở bàn từ booking, không tới thì hết giữ. Quán đông không còn cảnh "chồng booking".

ebizbida.quan-cua-ban — EbizBida Màn hình đặt bàn trước theo giờ
Sổ booking trong ngày — ai đặt bàn nào, mấy giờ, bao nhiêu khách.

5. Khách thân thiết — điểm & hạng

Mỗi khách có hồ sơ: số điện thoại, tổng chi, lần gần nhất, nợ. Phần mềm tự tích điểm theo doanh thu và nâng hạng tự động khi đạt ngưỡng doanh thu cấu hình (Bạc → Vàng → Kim cương…), mỗi hạng một % giảm giá riêng. Biết rõ 20 khách ruột mang về bao nhiêu % doanh thu.

ebizbida.quan-cua-ban — EbizBida Danh sách khách hàng với hạng, điểm, tổng chi
Danh bạ khách — hạng, điểm, tổng chi, nợ còn lại của từng người.

6. Kho nguyên liệu

Khai báo tồn đầu kỳ (hoặc nhập bằng Excel), rồi mỗi lần bán món pha chế, kho tự trừ đúng định lượng. Màn kho hiển thị tồn từng nguyên liệu, cảnh báo sắp hết, và lên gợi ý nhập hàng khi tới điểm tồn tối thiểu. Nhập hàng từ nhà cung cấp ghi thành phiếu nhập — có đối chiếu công nợ NCC bên dưới.

ebizbida.quan-cua-ban — EbizBida Màn hình kho: tồn nguyên liệu, cảnh báo sắp hết
Tồn kho realtime — đỏ là sắp hết, bấm là ra phiếu gợi ý nhập.

7. Công nợ hai chiều

Khách ghi nợ

Sổ công nợ khách: ai nợ bao nhiêu, từ ngày nào, hạn mức cho nợ tới đâu, lịch sử thu từng lần. Thu nợ ghi 1 chạm, in xác nhận nợ.

ebizbida.quan-cua-ban — EbizBida Sổ công nợ khách hàng
Công nợ khách — kèm cảnh báo nợ quá hạn.

Nợ nhà cung cấp

Mỗi phiếu nhập bia, nước, thuốc… ghi nhận công nợ NCC riêng. Màn Công nợ nhà cung cấp tổng hợp: nợ ai, bao nhiêu, tới hạn trả ngày nào — đến kỳ đối chiếu không phải lật hóa đơn giấy.

ebizbida.quan-cua-ban — EbizBida Sổ công nợ nhà cung cấp theo hạn trả
Công nợ NCC — biết trước tuần này phải trả bao nhiêu cho ai.

8. Sổ quỹ tiền mặt

Mọi đồng ra vào két đều ghi sổ: thu bán hàng (tự đổ về từ bill đã thu), chi mua đồ, sửa chữa, lương… Mỗi khoản có người nộp/người chi, có phiếu. Sổ quỹ đối chiếu khớp với số dư đóng ca — "tiền đi đâu" luôn có câu trả lời.

ebizbida.quan-cua-ban — EbizBida Sổ quỹ tiền mặt các khoản thu chi trong ngày
Sổ quỹ — thu chi từng khoản, cân đối theo ngày và theo ca.

9. Báo cáo & lãi lỗ

Kho báo cáo có sẵn: doanh thu theo ngày / tuần / tháng, theo ca, theo nhân viên, theo bàn, món bán chạy – ế, giờ vàng đông khách. Đặc biệt báo cáo lãi lỗ: doanh thu − giá vốn hàng bán (tự tính từ định lượng kho) − chi phí quỹ = lãi thực từng kỳ. Xuất Excel mang lên meeting hoặc đưa kế toán.

ebizbida.quan-cua-ban — EbizBida Màn hình báo cáo doanh thu và lãi lỗ
Báo cáo — từ "hôm nay bán bao nhiêu" đến "tháng này lãi bao nhiêu", tất cả có biểu đồ.

Muốn vận hành đúng như vậy? Liên hệ demo theo quán thật của bạn

Cài đặt + cấu hình đầy đủ mô hình 2 ngay trên dữ liệu quán bạn trong 1 ngày. Giá theo quy mô — liên hệ để nhận báo giá.

📱 Zalo: 0907 943 968  ·  ✉️ Email: info@e-biz.com.vn

Nhận demo & báo giá